Promjene u procedurama na radnom mjestu općenito daju pozitivne rezultate, štede vrijeme i novac tvrtke ili promiču pozitivnije radno okruženje. Promjena je uzbudljiva za one koji joj se lako prilagode, ali za neke zaposlenike promjena može biti nepoznata, uznemirujuća ili čak zastrašujuća. Možda će im biti teško prihvatiti nepoznato, uzrokujući nevolju, ili mogu razviti tjeskobu zbog pridržavanja novih politika. Kao vođa na radnom mjestu, vaš je posao pobrinuti se da svaki prijelaz prođe što je moguće lakše. Naučiti kako uvesti i implementirati nove postupke na radnom mjestu pomoći će vašim zaposlenicima da učinkovito pređu na promjene uz održavanje visokog morala na radnom mjestu.
Koraci
1. dio od 3: Projektiranje proceduralnih promjena
Korak 1. Budite svjesni troškova
Ako u sljedećih nekoliko godina provodite proceduralnu promjenu radi uštede novca, to se može činiti jasnim izborom. No ako će ta promjena zahtijevati skupu instalaciju nove opreme, značajnu prekvalifikaciju osoblja ili zapošljavanje novih zaposlenika za preuzimanje novih uloga, možda ćete morati usporediti troškove kako biste vidjeli nadmašuju li dugoročne uštede i koristi. Razgovarajte s računovođom o relativnim troškovima u odnosu na dugoročnu uštedu kako biste utvrdili može li vaša tvrtka priuštiti provedbu tih promjena ili pokušajte izvesti jednostavnu analizu troškova i koristi.
- Analiza isplativosti uspoređuje očekivane troškove s predviđenim koristima kako bi se odredio najbolji, najisplativiji plan.
- Za jednostavnu analizu isplativosti podijelite list papira u dva stupca. Navedite prednosti u jednom stupcu, a troškove u drugom stupcu. Usporedite dva popisa kako biste vidjeli koji je postupak najkorisniji i najisplativiji.
Korak 2. Olakšajte predstavljanje
Čak i ako će proceduralne promjene koje uvodite radikalno promijeniti način poslovanja vašeg poduzeća, važno je da te promjene učinite lakim za uvođenje i provedbu. Ako je ikako moguće, nove promjene pokušajte provesti u fazama ili fazama. Na taj će se način vaši zaposlenici lakše prilagoditi i prilagoditi novim postupcima.
Ako je moguće, provedite promjene na način koji omogućuje zaposlenicima prilagodbu korak po korak. Pokušajte zapanjiti nove proceduralne promjene tijekom nekoliko tjedana ili čak mjeseci kako biste omogućili optimalnu prilagodbu
Korak 3. Izmjerite njegov uspjeh
Značajne proceduralne promjene trebale bi se napraviti s razlogom. Nakon što utvrdite zašto unosite te promjene, važno je pronaći način za mjerenje relativnog uspjeha promjena. Ako bi promjene trebale uštedjeti troškove, provedite usporedbu troškova kako biste ocijenili koliko su promjene bile učinkovite nakon nekoliko mjeseci. Ako bi izmjene trebale poboljšati zadovoljstvo kupaca, provedite ankete i pripazite na broj povratnika koji su zadovoljni promjenama koje ste napravili.
Razmislite o korištenju besplatnog ili jeftinog financijskog alata za praćenje uspjeha vaše tvrtke prije i nakon implementacije promjena. Na mreži možete pronaći besplatne alate poput inDinero ili Corelytics ili se pretplatiti na dublju mjesečnu uslugu od tih istih pružatelja usluga
Korak 4. Imajte plan bijega
Očito se nadate novim proceduralnim promjenama da će to poboljšati stvari na radnom mjestu. Ali što učiniti ako se dogodi suprotno? Svaki dobar plan za proceduralne promjene trebao bi imati rezervni plan ili, ako ništa drugo ne uspije, plan bijega za potpuno napuštanje promjena.
- Odlučite hoćete li se zadano vratiti na stare postupke u slučaju da nove promjene ne uspiju ili ćete implementirati plan sigurnosne kopije. Ako odaberete rezervni plan, za svaki slučaj postavite konkretne planove.
- Možda biste htjeli izbjeći reći svojim zaposlenicima da imate rezervni plan ili da se možete vratiti na stare procedure. Ako im kažete ove stvari, možete se činiti slabima ili nedjelotvornima kao vođa, a to može povećati otpor zaposlenih prema promjenama ako znaju da će dovoljno glasnog protivljenja stvari vratiti na staro.
Dio 2 od 3: Održavanje povjerenja i kontrole
Korak 1. Prenesite svoju viziju
Ako smatrate da će proceduralne promjene koje napravite poboljšati tvrtku i/ili radno mjesto, obavijestite to. Obavijestite svoje zaposlenike kako zamišljate tvrtku za godinu dana od sada i iznesite strategije (uključujući ove proceduralne promjene) koje će vam pomoći dovesti tvrtku tamo gdje mislite da treba biti.
- Podijelite svoju viziju sa svojim zaposlenicima. Budite jasni i koncizni u opisivanju onoga što želite od svoje tvrtke.
- Shvatite svoje zaposlenike.
- Osnažite svoje zaposlenike dopuštajući im da izraze svoja razmišljanja, brige i općenitu povratnu informaciju o promjenama koje predlažete. Međutim, nemojte izgubiti organizacijsku strukturu svoje tvrtke.
- Odlučite bi li bilo najbolje prenijeti svoju viziju i objaviti promjene osobno ili putem e -pošte. Hitna pitanja najbolje je dostaviti osobno, a pisane/e -poruke lako se mogu zanemariti.
SAVJET STRUČNIKA
Lily Zheng, MA
Diversity, Equity & Inclusion Consultant Lily Zheng is a Diversity, Equity, and Inclusion Consultant and Executive Coach who works with organizations around the world to build more inclusive and innovative workplaces for all. Lily is the author of Gender Ambiguity in the Workplace: Transgender and Gender-Diverse Discrimination (2018) and The Ethical Sellout: Maintaining Your Integrity in the Age of Compromise (2019). Lily earned her MA in Sociology from Stanford University.
Lily Zheng, MA
Diversity, Equity & Inclusion Consultant
Help prepare the workforce ahead of time
Leading up to a procedural change in the workplace, share information about why that change is occurring, if you can. That will help reduce some of the anxiety that can occur around change.
Korak 2. Prodajte promjenu
Bez obzira na to koje proceduralne promjene na radnom mjestu pokušavate implementirati, možda neće biti dovoljno jednostavno reći svojim zaposlenicima "Tako će od sada biti". Vaša je uloga da vodite, a to znači da vaše zaposlenike držite iza sebe 100%. Nakon što najavite promjene, prodajte ih svojim zaposlenicima. Pomozite im da shvate zašto su te promjene dobre za tvrtku i, na kraju, dobre za zaposlenike.
- Neka vaši radnici znaju vašu (ili tvrtku) motivaciju za provedbu ovih promjena. Ako će promjene uštedjeti novac, recite to. Ako će stvoriti bolje radno okruženje, neka svi znaju. Bez obzira na motivaciju, jasno dajte do znanja da će prednosti ovih promjena nadmašiti troškove i probleme u provedbi.
- Istaknite zašto je stari način rada bio nepravilan ili nedjelotvoran. Jasan kontrast mogao bi zaposlenima olakšati razumijevanje zašto je ta promjena potrebna.
Korak 3. Uklonite sve nesigurnosti
Jedan od najvećih razloga zašto se zaposlenici opiru promjenama je strah koji osjećaju prema nepoznatom. Ako postoji bilo kakva neizvjesnost o tome kako će svakodnevno poslovanje poslovati ili o vrlo specifičnim ulogama koje ćete vi i vaši zaposlenici imati u tim promjenama, morat ćete ukloniti te neizvjesnosti. To možete učiniti predviđanjem pitanja, sumnji i strahova koje vaši zaposlenici mogu imati te ih ublažite prije nego što se pojave.
- Budite pažljivi u planiranju kako će poslovanje poslovati i koje će (ako ih ima) promjene nastati u ulogama vaših zaposlenika. Dajte im do znanja da se njihove uloge neće promijeniti ili ako će na bilo koji način utjecati na njihove uloge, neka vam to bude jasno od početka.
- Pokušajte uokviriti proceduralne promjene na način da zaposlenici vide te promjene kao poboljšanje načina na koji rade. Ako uklonite sumnju koja okružuje nejasne proceduralne najave i te promjene uokvirite kao način za stvaranje boljeg radnog okruženja ili glatkiji redoslijed operacija, vaši će zaposlenici najvjerojatnije biti aktivniji.
SAVJET STRUČNIKA
Lily Zheng, MA
Diversity, Equity & Inclusion Consultant Lily Zheng is a Diversity, Equity, and Inclusion Consultant and Executive Coach who works with organizations around the world to build more inclusive and innovative workplaces for all. Lily is the author of Gender Ambiguity in the Workplace: Transgender and Gender-Diverse Discrimination (2018) and The Ethical Sellout: Maintaining Your Integrity in the Age of Compromise (2019). Lily earned her MA in Sociology from Stanford University.
Lily Zheng, MA
Savjetnica za raznolikost, jednakost i uključenost
Naš stručnjak se slaže:
Kako se proceduralne promjene provode i uvode nova pravila ili smjernice, budite jasni o kojim aspektima promjene se neće moći pregovarati i koji imaju ugrađenu fleksibilnost. Na primjer, mogli biste reći,"
Korak 4. Tačno odredite vrijeme
Neki poslovni stručnjaci savjetuju da bi vrijeme proceduralne objave moglo biti najveći faktor za uključivanje zaposlenika. Ne postoje jasna pravila o tome kada je pravi trenutak, jer su svaka situacija i radno mjesto različiti, ali svjesnost o tome kako promjene utječu na vaše zaposlenike može vam pomoći da malo bolje rasporedite najavu i provedbu.
- Ako će novi postupci zahtijevati dodatnu obuku, pokušajte rasporediti provedbu tih postupaka na način koji će vašim zaposlenicima dati dovoljno vremena za pripremu. Na primjer, nemojte najavljivati nove postupke u petak ako stupe na snagu sljedećeg ponedjeljka. To bi moglo zahtijevati od zaposlenika da dođu tijekom vikenda na obuku ili da pokušaju shvatiti stvari na dan promjena.
- Ako je ikako moguće, najavite proceduralne promjene nekoliko tjedana prije nego što će se one dogoditi. To će svima dati priliku da pročitaju nove postupke, shvate u čemu se razlikuju od starih i nauče kako unijeti potrebne promjene.
3. dio od 3: Provedba promjena
Korak 1. Nemojte izgubiti identitet svoje tvrtke
Proceduralne promjene obično su dobre, ali ne bi trebale biti toliko radikalne da vaši zaposlenici više ne prepoznaju tvrtku - barem ne preko noći. Upamtite da osim udobnosti u poznatom, mnogi vaši zaposlenici mogu biti lojalni i predani tvrtki zbog njenog imidža/identiteta ili izvorne misije. U redu je premjestiti te aspekte kroz dugoročni plan, ali radikalne promjene u kratkom vremenskom razdoblju mogu otuđiti ili alarmirati vaše najvjernije zaposlenike.
Korak 2. Tražite unos
Stupanj zadovoljstva vaših zaposlenika bit će jedan od najboljih pokazatelja koliko su promjene bile učinkovite. Neki će se zaposlenici, naravno, opirati promjenama bez obzira na to što se dogodi, no drugim će se zaposlenicima svidjeti cjelokupni smjer, ali imaju zadršku o tome kako se te promjene zapravo provode.
- Jednostavan način za osiguranje zadovoljstva zaposlenika i procjenu svih budućih promjena koje bi mogle biti potrebne jest tražiti od zaposlenika povratnu informaciju o promjenama. Dajte im do znanja da, iako možda niste spremni za poništavanje promjena, cijenite unos zaposlenika i suradnju kada je u pitanju način na koji se te promjene provode.
- Razmislite o formiranju radne skupine ili odbora za traženje povratnih informacija o tome kako se promjene provode i unesite podatke o tome kako bi se promjene mogle uspješnije provesti.
Korak 3. Nagradite rad zaposlenika
Jedan od načina da zaposlenima pomognete s novim proceduralnim promjenama je generiranje kratkoročnih ciljeva za vaše zaposlenike i nagrađivanje onih koji te ciljeve ispune. Možda se čini kao beznačajan potez, ali može pomoći u izgradnji podrške promjenama i uliti snažnu želju za provedbom tih promjena.
Savjeti
- Uključite svoje zaposlenike i uključite se u promjene procedura što je prije moguće.
- Pokušajte zatražiti pomoć od zaposlenika u dijelu planiranja ili provedbe ovog procesa.
- Potaknite fleksibilnost na radnom mjestu. Što se vaši zaposlenici bolje prilagode promjenama, to će svima biti lakše.
