Svi znamo da je važno biti organiziran na poslu, ali to je stalna borba za mnoge ljude. Vjerovali ili ne, ostati organiziran nije tako zastrašujuće kako se čini. Nekoliko brzih popravki i nekih tekućih rješenja olakšavaju rad nego što ste ikada mislili.
Koraci
Metoda 1 od 4: Upravljanje prostorom i vremenom
Korak 1. Pratite svoje aktivnosti
Provedite nekoliko dana vodeći dnevnik ili dnevnik svojih dnevnih aktivnosti. To će vam pomoći da vidite što točno radite, a da možda niste ni svjesni, a pružit će vam i početni uvid u organizacijske nedostatke i nedostatke u produktivnosti. Ovu vježbu također treba izvesti imajući na umu svoje velike ciljeve. Kroz dnevnik aktivnosti možete vidjeti koje bi aktivnosti mogle gubiti vrijeme i koje bi aktivnosti mogle donijeti vaše ciljeve.
Korak 2. Odredite vrijeme produktivnosti
Neki od nas su jutarnji ljudi, a neki se zgražamo na ideju jutra. Možda već imate osjećaj u koje doba dana ste najproduktivniji. Bez obzira volite li večeri, jutra, vrijeme ručka ili neposredno prije ili poslije radnog vremena, iskoristite to vrijeme kako biste povećali svoju produktivnost.
Korak 3. Odredite prioritete svojim zadacima
Svi znamo da su neki zadaci važniji od drugih, ali ne stavljamo im uvijek prioritete u skladu s tim. Zato razvijte sustav rangiranja označavanjem ili označavanjem važnih zadataka, na primjer, i budite iskreni i fleksibilni. Koristite podsjetnike putem digitalnog kalendara ili ljepljivih bilješki na računalu ili stolu. Posvetite više svog vremena i energije stavkama s najvišim prioritetom na svom popisu. Primjeri uključuju vremenski osjetljive zadatke, poput stvari koje dospijevaju do kraja posla ili sutra. Također možete dati prioritet odgovaranju klijentima, šefovima ili bilo kome drugom tko plaća račune. A ako niste sigurni u osjetljivost ili važnost zadatka, uvijek je dobro pitati.
Korak 4. Odmah izbacite brze zadatke
Ne treba svim zadacima dati prioritet i zakazati ih za buduće vrijeme dovršetka. Nekim zadacima potrebno je približno toliko vremena za planiranje ili planiranje koliko im je potrebno za postizanje. Ako je to slučaj i možete odmah riješiti te zadatke, svakako to učinite! Odmah rješavanje brzih zadataka također pomaže u sprječavanju odugovlačenja.
Korak 5. Upravljajte neredom i radnim materijalima
Naši stolovi lako prelaze s pretrpanih mjesta na tornada, što očito koči organizaciju. Neki ljudi čak rade na principu čistog stola. Iako to nije apsolutno potrebno, poduzmite korake za čišćenje radnog prostora.
- Neurednost. Bacite svoje smeće u smeće i sustavno arhivirajte potrebne materijale. Uklonite nered kad god je to moguće: tijekom zatišja tijekom radnog dana, pauze ili između zadataka.
- Odmah počistite za sobom. Na taj vam je način na umu. Osim toga, izbjegavate neizbježno uzbuđenje da trenutni nered postane dio vašeg budućeg nereda.
- Držite potrebne zalihe pri ruci. Naravno, nije sve oko vas nered. Raspoloživost potrebnih alata štedi vaše vrijeme i dobro koristi vaš dragocjeni prostor.
Korak 6. Rasporedite aktivnosti i sastanke
Neki ljudi zakazuju samo sastanke, ali ne i aktivnosti na popisu zadataka. Zakazivanje najvažnijih zadataka, kao i sastanci mogu biti od pomoći. Svoje dane možete i "skupiti" tako što ćete, na primjer, imati sastanke samo utorkom i četvrtkom. Zadržite neke rupe u svom rasporedu i za kreativno vrijeme samo za sebe ili prilagodite neočekivano.
- Koristite organizator i kalendar. To mogu biti organizatori olovke i papira, ili mogu biti softverski kalendari i aplikacije za osobne asistente, poput iCalendara ili Google Now.
- Kategorizirajte svoje aktivnosti. Kategoriziranje ili aktivnosti kodiranja boja mogu vam dati brzi vizualni podsjetnik što je važno gdje. Na primjer, kategorije mogu uključivati dopisivanje, projekte, događaje, sastanke, brainstorming, pa čak i pauze ili vježbe i vrijeme za teretanu.
- Poboljšajte svoju tehnologiju. Organizatori na mreži i platforme za e-poštu, na primjer Outlook, mogu kombinirati vaše popise obaveza, kalendare i adrese. Ovo ne samo da povećava vašu učinkovitost, već pomaže i pojednostaviti vaše razmišljanje.
- Delegirajte gdje god je to moguće. U ludilu radnog dana lako je zaboraviti da ne morate sve raditi sami. Delegirajte pomoćnika ili, ako ste posebno natopljeni, zamolite kolegu da vam solidno pomogne i pomogne vam u određenom zadatku. Uvijek ih možete vratiti kasnije kada se stvari usporavaju.
Metoda 2 od 4: Sustavno rješavanje problema s e -poštom
Korak 1. Provjerite e -poštu u zakazano vrijeme
Ne moramo svi biti zalijepljeni u pristiglu poštu, jer mnoge poruke zapravo nisu toliko osjetljive na vrijeme kao što mislimo. Ako radite na poslu koji ne zahtijeva hitno praćenje e-pošte, provjerite svoju e-poštu u zakazano vrijeme samo otprilike tri do četiri puta dnevno.
Korak 2. Datoteke e -pošte
Mape i zastavice za arhiviranje iskoristite u svoju korist umjesto da dopustite da se poruke gomilaju u vašoj pristigloj pošti. Mape i podmape u Outlooku, na primjer, ili Gmail oznake i više pristiglih sandučića mogu biti imovina. Na primjer, ako ste novinar, vaše bi se mape mogle zvati Trenutne priče, Priče o budućnosti, Stare priče, Intervjui i izvori te Predlozi i ideje.
Izbriši i arhiviraj. Arhivirajte važnu, staru korespondenciju, a ostatak izbrišite. U gornjem primjeru, "Stare priče" je arhivska mapa novinara. Kad počnete brisati stare e -poruke, iznenadit ćete se koliko je e -poruka vrijednije koša za smeće od ormara za spise. Neki se ljudi također zaklinju "nulti pretinac", što znači da nema nula nepročitanih e -poruka (ili nula e -poruka u vašoj pristigloj pošti, točka). Osim korištenja mapa i oznaka, možete postići nulti pretinac pomoću značajke arhive, brisanja starih e -poruka tijekom zastoja i korištenja aplikacija za uklanjanje futrole iz e -pošte
Korak 3. Zapošljavajte druge oblike komunikacije kada su učinkovitiji
Ponekad brzi telefonski poziv može odraditi 10 povratnih poruka. Ako je tako, nazovite! Ako znate da razmjena e-pošte zaslužuje raspravu ili će uključivati znatne napretke, ponekad je bolje obaviti telefonski poziv. Često ćete putem telefona dobiti više detalja, dok vi i druga strana u raspravi izbjegavate sastavljanje dugačkih i dugotrajnih poruka e-pošte. Možete čak poslati e -poruku kolegi i reći: „Imam puno pitanja za vas u vezi s ovim. Možda bi poziv bio lakši. Mogu li vas nazvati za 5?”
Korak 4. Ograničite prekide
Iako su strateške pauze korisne, prekidi tijekom radnog vremena nisu. Prekidi vas mogu usporiti, prekinuti radni ritam i izgubiti tok misli. Stoga pokušajte koristiti udaljene poruke i govornu poštu ako znate da ćete biti previše zaposleni. Ovi alati nisu samo za one koji nisu fizički u uredu; mogu se koristiti kad ste previše natopljeni. Mnogi ljudi također imaju "politiku otvorenih vrata", ali zapravo ne morate stalno držati svoja vrata otvorena. Možete čak ostaviti prijateljsku poruku na vratima s natpisom "Konferencijski poziv u tijeku" ili "Zauzeto. Vratite se kasnije ili pošaljite e -poštu."
Korak 5. Iskoristite oblak
Računanje u oblaku vrijedi razmotriti jer može biti jeftinije, skalabilnije, učinkovitije i lakše ažurirano. Sadržaj dostupan u oblaku posebno je koristan jer mu možete pristupiti sa svih svojih uređaja: računala, tableta, pametnih telefona itd. Pohrana u oblaku također služi kao koristan primarni ili sekundarni oblik digitalnog sigurnosnog kopiranja. Obratite se svom IT upravitelju ili davatelju softvera jer možda već imate određenu količinu slobodnog prostora na disku dostupnu u oblaku ili za malu godišnju naknadu.
Korak 6. Koristite oznake na mreži
Svi glavni preglednici imaju mogućnosti označavanja gdje možete spremiti i organizirati svoje omiljene ili najčešće posjećivane web adrese za brz i jednostavan pristup. Iskoristite ih kako ne biste zaboravili važna web mjesta kako biste provjerili ima li vijesti ili ažuriranja industrije.
Metoda 3 od 4: Korištenje vremena u svoju korist
Korak 1. Izbjegavajte višezadaćnost
Čini se da se svi stručnjaci slažu oko ovoga. Iako na TV -u može zvučati brzo ili izgledati super, višezadaćnost nije učinkovita i zapravo može naštetiti vašoj organizacijskoj učinkovitosti. Umjesto toga, posvetite punu pozornost jednom po jednom zadatku, rješavajte ga i prijeđite na sljedeću stavku na popisu.
Korak 2. Napravite raspored ili raspored za sebe
Srećom, većina poslova ne zahtijeva zakazivanje svega u danu do minute. Međutim, držanje osnovnog rasporeda istaknutih trenutaka i najvažnijih zadataka i događaja vašeg dana može vam pomoći da zadržite zadatak.
- Postavite rokove za određene aktivnosti. Neki zadaci ne zahtijevaju postavljena vremenska ograničenja, ali drugi bi trebali imati vremenske parametre za povećanje vaše produktivnosti. Sjetite se zadataka tijekom dana koji zahtijevaju više vremena nego što je potrebno i dajte im vremenska ograničenja u budućnosti.
- Proračunajte dodatno vrijeme za druge aktivnosti. Neki su zadaci, kako ste naučili iz iskustva, obično završavaju duže nego što se očekivalo, no to nije nužno loše. Za ove vrste aktivnosti, te za osobito važne događaje i sastanke, na primjer, proračunsko dodatno vrijeme prije i poslije.
Korak 3. Upotrijebite aplikaciju za mjerenje vremena, štopericu ili budilicu
To mogu biti učinkoviti alati ako se koriste umjereno. Neki ljudi vole postaviti svoje alarme 10, 15 ili 30 minuta unaprijed kako bi im dali upozorenje unaprijed ili vrijeme međuspremnika prije aktivnosti. Također možete postaviti upozorenja za podsjetnike.
Korak 4. Izbjegavajte odgađanje aktivnosti
Zapitajte se je li odgađanje apsolutno potrebno ili je ovaj poriv samo primjer odugovlačenja. Ako osjetite ovo drugo, ne odgađajte moć! Međutim, u slučajevima kada je odgađanje cijele ili dijela aktivnosti neizbježno, svakako zabilježite gdje ste stali i ponovno zakažite konkretne planove. Alternativno, možete smisliti plan za nepredviđene situacije. Na primjer, ako morate otkazati osobni sastanak, možda biste umjesto toga mogli održati konferencijski poziv ili web konferenciju.
Metoda 4 od 4: Ostanite zdravi fizički i psihički
Korak 1. Napravite pauze
Mentalni zastoji važni su za našu produktivnost i zdravi su za um. Ponekad smo toliko zaokupljeni svojim poslom da ne zastajemo kako bismo napravili prijeko potrebne pauze. Pauziranje nam daje potreban odmor koji poboljšava našu produktivnost, ali nam daje i priliku da napravimo korak unatrag i zapitamo se je li ono što smo radili najučinkovitije korištenje našeg vremena.
Korak 2. Bolje spavajte
Bez pravilnog sna, sljedeći dan mogli biste se osjećati umorno, umorno ili letargično, što može naštetiti vašem rasporedu i učinkovitosti na poslu. Ciljajte na sedam do osam sati neprekidnog sna po noći.
Korak 3. Nemojte se uspoređivati sa suradnicima
Većina poslova naših suradnika razlikuje se od našeg vlastitog, a svatko ima različite načine organizacije koji rade za njega. Metoda koja ima smisla i koja je učinkovita za kolegu možda nije najbolja metoda za vas i obrnuto.
Korak 4. Prihvatite da je organizacija stalan proces
Ne očekujte da ćete biti savršeni. Organizacija je u tijeku i zahtijeva stalnu pažnju. Nećete biti optimalno organizirani svaki dan, ali mala organizacija uvelike će povećati vašu učinkovitost.
