Ako vas netko razočara ili vam se dogodi nešto razočaravajuće, sasvim je normalno osjećati se uzrujano, frustrirano ili potpuno ljuto. No, često je najbolji odgovor biti miran i pribran kako biste mogli profesionalno izraziti svoje brige i razočaranje. Profesionalno izražavanje nije teško postići ako ste hladne glave i održavate pribranost. Bilo da odlučite svoju frustraciju prenijeti e -poštom, pismom ili osobno, sve je u tome da koristite pravi jezik i pravilno se ponašate.
Koraci
Metoda 1 od 3: Slanje profesionalne e -pošte
Korak 1. Upotrijebite e-poštu da izrazite razočaranje u vezi s problemom na poslu
Ako ste razočarani suradnikom ili menadžerom, e -pošta je sjajan način da izrazite svoje razočaranje, a istovremeno čuvate digitalni zapis u slučaju da se pojave budući problemi. Također možete poslati e -poruku ako ste odbijeni zbog potencijalne mogućnosti zaposlenja.
- E -pošta je također dobar način da prenesete svoje razočaranje svom šefu ako odbije zahtjev za nešto poput godišnjeg odmora ili ideju koju ste predložili.
- Iako to može povrijediti vaše osjećaje, uvijek je dobro poslati naknadnu poruku nakon što ste odbijeni za posao.
Korak 2. Napišite kratku i izravnu temu ako pišete originalnu e -poruku
Budite sažeti i jasno naznačite o čemu se radi u poruci teme. Izbjegavajte korištenje dugih rečenica ili nepristojnog jezika kako bi vaša e -pošta izgledala profesionalnije kako bi je primatelj shvatio ozbiljnije. Odaberite temu koja nije dulja od 5 riječi i upišite je u naslov poruke e -pošte.
Na primjer, ako pišete e -poruku kolegi s posla o propuštenom roku, možete uključiti redak s predmetom koji izgleda kao "Propušteni rok isporuke"
Bilješka:
Ako odgovarate na e -poruku, poput e -pošte s obavijesti da ste odbijeni zbog potencijalnog posla, odgovorite na izvornu e -poruku, a ne sastavljajte novu, tako da imate organiziran zapis o dopisivanju.
Korak 3. Započnite svoju e -poštu profesionalnim pozdravom za postavljanje tona
Otvorite svoju e -poštu formalnim pozdravom kako bi od početka bilo jasno da je vaša e -pošta profesionalna. Odaberite pozdrav koji odgovara vašem odnosu s osobom. Na primjer, ako imate ime i prezime s menadžerom po imenu Matthew Smith, mogli biste započeti svoju e-poštu poput: "Dragi Matte".
- Ako imate vrlo otvoren i ležeran odnos s primateljem, mogli biste reći nešto poput: "Hej Matt."
- Ako pišete e -poruku nekome koga nikada niste upoznali, počnite s 'Koga to može zanimati.'
- Za grupne e -poruke s više primatelja kojima se želite obratiti, jednostavno recite "Sve".
Korak 4. Dodajte kratki slatkiš kako bi e -pošta ostala prijateljska
Nakon što pozdravite primatelja, učinite prvi redak svoje e -pošte kratkom rukom ili ugodnom razmjenom koja pokazuje da ste ljubazni, ali profesionalni. Neka bude kratak i nemojte prelaziti 2 ili 3 retka kratkih priča prije nego što dođete do suštine vaše e -pošte.
- Pokušajte započeti s nečim poput: "Nadam se da ste dobro" ili "Nadam se da će vam ova e -poruka biti dobro".
- Ako je vaš odnos s tom osobom ležeran, mogli biste spomenuti osobni detalj poput: "Nadam se da ste se prošli vikend odlično zabavili na koncertu."
Korak 5. Jasno navedite svoje razočarenje u tijelu e -pošte
Nakon što ste pripremili pozornicu za svoju e -poštu s pozdravom i kratkim slatkišem, krenite u posao izražavanja razočaranja. Jasno im recite kako se osjećate, ali neka vaš jezik bude formalan i izbjegavajte sarkazam, prijetnje ili vulgarnost kako biste izgledali što je moguće profesionalnije. Navedite sve svoje pritužbe i držite sadržaj svoje e -pošte na 1 stavku ako je moguće kako bi e -poruka bila usredotočena na predmet o kojem govorite.
- Na primjer, ako ste odbijeni zbog potencijalnog posla, mogli biste reći nešto poput: „Žao mi je što čujem da ste odlučili krenuti u drugom smjeru. Radovao sam se prilici pa sam razočaran odlukom da zaposlim nekoga drugog.”
- Ako svom kolegi ili zaposleniku pišete kako biste izrazili svoje razočaranje, mogli biste reći nešto poput: „Primijetio sam da se određene politike i postupci ne poštuju pravilno. Ta pravila postoje s razlogom pa je razočaravajuće saznati da su zanemarena."
Korak 6. Neka vaš jezik i ton poštuju cijelu e -poštu
Upotrijebite službeni jezik i jezik s poštovanjem kako biste jasno prenijeli svoje razočaranje bez da se primatelj osjeća kao da ga osobno napadate. Zamislite kako bi se spis shvatio da ga je pročitao netko drugi ili da je izašao u javnost i izradio vaše pisanje kao profesionalni prikaz sebe.
- Ako e -poštom šaljete zaposleniku ili menadžeru, moguće je da se vaša e -pošta može podijeliti s drugim ljudima, pa je važno da vaše pisanje bude poštovano i profesionalno.
- Na primjer, umjesto da kažete nešto poput: "Ne razumijem u čemu je vaš problem i zašto odbijate slijediti proceduru", recite nešto poput: "Kao što smo već govorili, postupci su osmišljeni tako da zadrže sve na istom stranicu, pa bi ih trebali slijediti svi.”
Korak 7. Zaključite svoju e -poruku na pozitivnu notu i poziv na radnju
Završite svoju e -poštu uključivanjem podataka o radnjama, poput postavljanja sastanka ili pozivanja primatelja da vam dođe ako ima pitanja. Uključite i nekoliko pozitivnih napomena. Spomenite stvari zbog kojih ste sretni ili pohvalite osobu za nešto što je dobro učinila kako bi se osjećalo kao da je ne samo grdite, već vam je njen najbolji interes u srcu.
- Na primjer, svom intervjueru možete reći: „Ali, zahvalan sam na prilici da obavim intervju s vašom tvrtkom. Molim vas, javite mi ako se nešto otvori u budućnosti!”
- Ako pišete zaposleniku ili suradniku, pokušajte nešto poput: "Znam da ste jako radili na ovome, samo sam vam htio skrenuti pozornost na probleme koje imam kako biste mogli paziti za buduće potencijalne probleme."
Korak 8. Pročitajte e -poruku naglas prije nego što je pošaljete da biste čuli kako zvuči
Odvojite trenutak da naglas pročitate cijelu e -poruku kako biste mogli čuti ton vašeg pisanja i lekturirati bilo kakve pravopisne ili gramatičke pogreške. Ako pronađete greške u pisanju, pogrešno napisane riječi ili nespretni jezik, ispravite to! Ako vam je ton premekan ili pregrub, prilagodite jezik tako da bude profesionalan, ali čvrst. Kad ste zadovoljni, pošaljite je osobi kojoj je namijenjena.
- Također biste mogli poslati prijatelju ili suradniku da pročita vašu e -poštu prije nego što je pošaljete kako biste bili sigurni da zvuči u redu.
- Pravopisne pogreške ili riječi koje nedostaju mogu doista odbaciti utjecaj vaše e -pošte pa odvojite malo vremena da pročitate tekst.
Metoda 2 od 3: Pisanje službene žalbe
Korak 1. Pošaljite pismo tvrtki ili ako niste uspjeli dobiti odgovor
Ako ste razočarani proizvodom ili ponašanjem tvrtke, pisanje službenog pisma s pojedinostima o vašoj žalbi najprofesionalniji je način komunikacije s njima. Ako niste mogli stupiti u kontakt s nekim na bilo koji drugi način, upotrijebite službeno pismo kao posljednje sredstvo da izrazite svoje razočaranje i detaljno iznesete svoje probleme.
Pismo možete upotrijebiti i kao posljednji pokušaj da dokažete da ste pokušali kontaktirati nekoga kako biste s njim razgovarali o vašem problemu
Korak 2. Jasno iznesite svoje pitanje u prvoj rečenici
Što god da vas razočara, odmah to razjasnite stavljajući to u prvu rečenicu vašeg pisma. Budite izravni i sažeti te jasno i profesionalno iznesite svoj problem ili pritužbu kako biste postavili ton cijelom svom pismu.
- Na primjer, ako pišete tvrtki da biste se žalili na politiku koja je utjecala na vas, mogli biste početi sa: "Pišem kako bih izrazio svoje razočaranje i razočaranje politikom povrata vaše tvrtke."
- Ako pišete pismo nekome koga niste uspjeli kontaktirati, pokušajte započeti s nečim poput: "Pišem ovo pismo u vezi s vašim neuspjehom da odgovorite na moja pitanja o mom sigurnosnom pologu nakon što niste mogli doći vas putem telefona ili e -pošte.”
Korak 3. Koristite tijelo vašeg pisma za dodavanje pojedinosti i informacija vezanih za vaš problem
Nakon što iznesete svoje razočarenje i problem, upotrijebite ostatak svog pisma za dodavanje specifičnih detalja i informacija kako biste proširili svoje pismo i objasnili svoju frustraciju. Navedite sve korake koje ste poduzeli kako biste riješili svoj problem, kao i napore koje ste uložili da im se obratite za pomoć.
Savjet:
Ako ste ih pokušali kontaktirati ili su obećali riješiti vaše probleme, navedite datume kada ste ih pokušali kontaktirati ili su se obavezali riješiti problem.
Korak 4. Izbjegavajte ljutiti, sarkastični ili prijeteći jezik u svom pismu
U cijelom pismu neka vaš jezik i ton budu formalni i profesionalni. Nikada nemojte koristiti vulgarnost ili prijeteći jezik i izbjegavajte sarkazam kako bi vaše pisanje izgledalo što profesionalnije.
- Ako ikada budete morali dostaviti svoje pismo za sudski postupak, želite učiniti da izgledate što je moguće profesionalnije.
- Psovanje ili upotreba nasilnog jezika učinit će vas agresivnima i neprofesionalnima.
Korak 5. Uključite kopije svih dokumenata relevantnih za vašu žalbu
Ako imate slike, ugovore ili bilo koji drugi dokument koji potvrđuje ili dokazuje vaše tvrdnje, napravite njihovu kopiju i priložite je svom pismu. Pobrinite se da ih navedete u svom pismu kako biste dodali još više valjanosti svim svojim tvrdnjama.
Na primjer, u svom pismu možete reći nešto poput: "Priložio sam slike kako je gotov proizvod izgledao, što, kao što vidite, daleko od zadovoljavajućeg."
Korak 6. Dodajte svoje kontakt podatke nakon zaključka
Završite svoje pismo odlomkom koji sažima vaše glavne brige i radnje koje želite poduzeti kako biste ih riješili. Ako želite da osoba ili tvrtka stupe u kontakt s vama kako bi pokušali riješiti problem ili o tome dalje razgovarali, svakako na dnu unesite svoje podatke za kontakt.
- Potpišite pismo formalnim zatvaranjem, poput: "S poštovanjem", "S poštovanjem" ili "S poštovanjem" iza kojeg slijedi vaše ime.
- Navedite telefonski broj ili adresu e -pošte koju želite koristiti da vam se obrate.
Korak 7. Pošaljite pismo preporučenom poštom tako da za njega morate potpisati
Upotrijebite ovjerenu poštu ili opciju dostave pisma koja od primatelja zahtijeva da se potpiše za nju kako biste imali dokaz da je primljena. Zadržite račun u slučaju da ikada trebate dokazati da ste mu napisali pismo ili ga dostaviti za sudski postupak.
Metoda 3 od 3: Profesionalno razgovaranje s nekim
Korak 1. Razgovarajte s nekim izravno ako to ne želite zabilježiti
Ako više volite izraziti svoje razočaranje bez traga u papiru ili bez brige da ćete kasnije razmotriti svoj razgovor, razgovor je licem u lice. Osim toga, izravan razgovor s nekim omogućuje vam da procijenite njihove reakcije i dodaje osobniji pečat.
- Također često može biti puno brže jednostavno razgovarati s nekim s kim ste razočarani.
- Razgovor s nekim omogućuje vam da koristite vlastiti govor tijela i ton glasa kako biste doista prenijeli svoju frustraciju ili razočaranje.
Korak 2. Zamolite osobu da se s vama nasamo sastane kako bi razgovarali o tom pitanju
Razgovarajte s osobom dalje od drugih ljudi kako biste se mogli slobodno izraziti bez potencijalnog sramoćenja. Zakažite sastanak ili ih zamolite da se nađu negdje poput konferencijske sobe, ureda ili čak kafića kako bi bilo profesionalnije.
- Nazovite ih ili pošaljite e -poruku s pitanjem koje je vrijeme i mjesto najbolje za njih.
- Ako se nađete u situaciji u kojoj ne možete izraziti svoje razočaranje privatno, pokušajte ostati što je moguće profesionalniji i držite mirnoću pod kontrolom.
Savjet:
Ako trebate odmah razgovarati s njima, recite im nešto poput: „Imate li trenutak? Moram razgovarati s tobom.”
Korak 3. Započnite razgovor zahvalivši im se i pitajući ih kako su
Prije nego što počnete izražavati svoje razočaranje, odvojite trenutak da se zahvalite osobi koja je odvojila vrijeme da se sastane s vama i procijenite njezino raspoloženje. Pitajte ih kako su i jesu li spremni razgovarati s vama o tom pitanju. Ako vam se čine ljuti ili uznemireni, pokušajte ih smiriti ili pričekajte da kasnije razgovarate s njima. Ako vam se čine u redu, nastavite raspravljati o svom problemu.
- Početak desnom nogom pomoći će da razgovor prođe glatko i profesionalno.
- Na primjer, mogli biste početi reći nešto poput: „Hvala vam puno na vašem vremenu. Neću dugo čekati, samo stvarno moram razgovarati s vama o nečemu.”
Korak 4. Jasno i izravno iznesite svoju pritužbu
Recite osobi zašto ste razočarani korištenjem specifičnog i neemocionalnog jezika. Budite izravni i objektivni te navedite sve razloge zbog kojih ste nezadovoljni, ali ih nemojte omalovažavati popisom nedjela. Koristite miran, profesionalan jezik kako biste prenijeli svoje osjećaje i izbjegli povišenje glasa ili upotrebu vulgarnosti.
- Vikanje i psovanje samo će vas učiniti agresivnima i neprofesionalnima.
- Na primjer, recite im kako se osjećate, a da pritom ne postanete previše emocionalni. Mogli biste reći nešto poput: „Kad učiniš tako nešto, doista se osjećam kao da ti nije stalo do toga kako to utječe na mene, i da budem iskren, to je bolno i razočaravajuće.
Korak 5. Prije nego završite sastanak, pitajte ih imaju li kakvih pitanja
Nakon što izrazite svoje razočaranje i objasnite svoje obrazloženje, dajte osobi priliku da razgovara. Pitajte ih imaju li pitanja za vas ili im nije jasno ništa što ste im rekli kako ne bi došlo do zabune. Zatim im još jednom zahvalite što su se sastali s vama prije nego završite razgovor.
Ako je moguće, ponudite rješenja ili poboljšanja za budućnost
Savjeti
- Nikada nemojte upisivati e -poštu, pisati pismo ili razgovarati dok ste ljuti. Prije nego što počnete, nekoliko puta udahnite kako biste se smirili kako biste imali bistru glavu.
- Izbjegavajte razgovor s nekim pred drugim ljudima. Pričekajte dok ne budu dostupni za razgovor i nasamo se s njima sastanite.
