Prema Zakonu o zaštiti na radu (OSHA), vaši zaposlenici imaju pravo prijaviti vas zbog bilo kojeg broja povreda sigurnosti na radu, uključujući uporabu opasnih materijala, zaštitu od požara ili izlaganje buci. Znanje kako odgovoriti na pritužbu OSHA -e i postojanje postojećih procedura pomoći će vašoj tvrtki da ostane u poslu i zadovolji sve regulatorne potrebe kojima se žalba bavi.
Koraci
1. dio od 4: Reagiranje na početni telefonski poziv
Korak 1. Nemojte paničariti
Primanje žalbe OSHA -e vjerojatno će vas šokirati, ali nemojte paničariti! Sve što trebate učiniti je ostati miran i pun poštovanja, pažljivo slušati i slijediti upute, izvršiti sve potrebne promjene i poslati pismo s odgovorom koje to prikazuje. Zapravo, vaša žalba na OSHA trebala bi biti riješena u nekoliko dana.
Korak 2. Slušajte pažljivo
Kad primite prvi telefonski poziv koji vas obavještava o pritužbi OSHA -e, pažljivo saslušajte predstavnika na telefonu. Izbjegavajte postavljati bilo kakva pitanja! Jednostavno budite što profesionalniji i zapišite sve podatke.
Korak 3. Suzdržite se od priznavanja ili objašnjavanja bilo čega
Dok razgovarate s predstavnikom, suzdržite se od priznavanja, poricanja ili bilo kakvog drugog objašnjenja. Sada nije vrijeme za to. Jednostavno slušajte i unesite što više informacija. Tijekom ovog telefonskog poziva držite jezik za zubima.
Mogli biste reći nešto poput: "Ne mogu ni potvrditi ni poreći ove navode", ili jednostavno: "Naša politika tvrtke nije da odmah odgovorimo."
Korak 4. Izrazite iskrenu zabrinutost
Nakon što ste čuli što predstavnik ima za reći, odvojite trenutak da izrazite iskrenu, profesionalnu zabrinutost. Pokažite da ovu žalbu shvaćate vrlo ozbiljno.
Svoju zabrinutost možete izraziti izravno tako što ćete reći: "Pritužbu shvaćam vrlo ozbiljno. Sigurnost mojih zaposlenika i radnog mjesta jako mi je važna."
Korak 5. Objavite svoju namjeru da se pridržavate
Objasnite da namjeravate pažljivo pregledati navode kada primite službeno pismo žalbe i pridržavati se uputa navedenih u njima. Jasno dajte do znanja da ćete učiniti sve što je potrebno kako biste riješili ovu žalbu i popravili situaciju.
Mogli biste reći: "Imam svaku namjeru istražiti ovo pitanje i riješiti sve probleme što je prije moguće."
Korak 6. Zahvalite predstavniku OSHA -e
Na kraju telefonskog poziva svakako se zahvalite predstavniku na izdvojenom vremenu. To pomaže u zaključivanju komunikacije na pozitivan i profesionalan način.
Dio 2 od 4: Odgovor na pismo žalbe
Korak 1. Pregledajte OSHA standarde navedene u pismu
Vrlo brzo nakon vašeg telefonskog poziva trebali biste primiti faks dopisu od OSHA -e. Ovo je vaše službeno pismo žalbe. Pažljivo pregledajte ovo pismo i utvrdite prirodu žalbe.
Korak 2. Pošaljite kopiju žalbenog pisma
Prema OSHA -inim uputama, morate objaviti kopiju vašeg prigovora na oglasnoj ploči tvrtke, gdje ga svi zaposlenici mogu vidjeti.
- Citiranje mora ostati objavljeno tri radna dana (ne uključujući vikende ili praznike) ili dok se problem ne riješi.
- To se mora učiniti čak i ako osporavate citat.
Korak 3. Potpišite i faksom pošaljite svoju "Potvrdu o objavljivanju
"Nakon što pošaljete kopiju ovog pisma na mjesto gdje vaši zaposlenici mogu vidjeti, potpišite priloženu" Potvrdu o knjiženju "i pošaljite je faksom na navedeni broj. Zadržite potvrdu o primanju faksa kao dokaz.
Korak 4. Istražite navode
Razmotrite svaki element žalbe OSHA što je moguće temeljitije. Čak i ako ste uznemireni pritužbom ili ne stavljate mnogo u njenu legitimnost, potražite područja koja treba riješiti ili poboljšati.
Korak 5. Pokrenite svoj plan korekcije
Nakon što istražite sve potencijalne probleme, osmislite plan za njihovo otklanjanje i odmah pokrenite svoj plan. Snimite sve važne promjene putem fotografija, potvrda ili druge dokumentacije.
3. dio od 4: Izrada vašeg pisma odgovora
Korak 1. Djelujte brzo
Pismo s odgovorom trebali biste sastaviti najkasnije tri dana nakon primitka pisma s pritužbom. Nakon što primite pritužbu, imate samo pet dana da u potpunosti riješite situaciju i podnesete odgovor, stoga nemojte gubiti vrijeme.
Korak 2. Koristite jasan format
Pažljivo pogledajte način na koji je vaše pismo žalbe oblikovano, zabilježite upotrijebljene riječi i obratite pozornost na ton. Morat ćete odgovarati i formatu i tonu pisma koje ste primili.
- Adresirajte svoje pismo preslikavajući informacije o pismu žalbe koje ste primili (uključujući ime predstavnika koji je potpisao vaše pismo žalbe).
- Uključite svoj službeni broj žalbe u naslov.
- Usporedite pozdrav vašeg pisma s onim koji je upotrijebljen u pismu žalbe.
- Pismom iznesite svoje namjere (npr. Da se pozabavite navodima i prezentirate svoje nalaze) u uvodu.
Korak 3. Ograničite se na činjenice
U ostatku vašeg pisma iznesite činjenice što je moguće jednostavnije i jasnije. Ovo nije mjesto gdje se loše govori o zaposleniku, pokušava se poreći optužba ili pokušati kriviti druge. Vaša će se žalba najbrže riješiti ako jednostavno riješite troškove i objasnite što ste učinili da ispravite situaciju.
Na primjer, mogli biste reći: "5. studenog primio sam OSHA žalbu broj 2845. Tijekom sljedeća dva dana istražili smo citate 1-3 i ustanovili korektivne radnje. 7. studenog smo ispravili citat 1 (nepravilna upotreba dima) zamjenom opreme (vidi priloženi račun i fotografiju)."
Korak 4. Dostavite dokumentaciju
Pošaljite svoje pismo zajedno s dodatnom dokumentacijom koja će vam pomoći da zatvorite slučaj. To može uključivati narudžbenice, potvrde o plaćanju, rezultate praćenja, podatke o prodavaču/izvođaču, fotografije ili bilo koji drugi dokument koji potvrđuje vaše promjene.
Korak 5. Pošaljite pismo
Dogovorite se da pismo bude poslano certificiranom poštom (sa zahtjevom za potpis računa) ili privatnom kurirskom službom. Ne zaboravite na rok od pet dana!
Korak 6. Nazovite i nadopunite
Ako niste čuli ništa o svojoj žalbi do kraja tri radna dana nakon predviđenog datuma primitka, nazovite i javite se. Pripremite broj predmeta i zatražite izvješće o stanju.
Korak 7. Pripremite se za pregled
Moguće je da se inspektor OSHA -e pojavi bez upozorenja u vašoj ustanovi. Budite ljubazni, profesionalni i ljubazni i odgovarajte samo na određena pitanja koja je inspektor postavio.
Korak 8. Platite sve kazne
Ovisno o prirodi i ozbiljnosti pritužbe, od vas se može tražiti i plaćanje kazne. Ova se kazna mora platiti u roku od 15 radnih dana od primitka navoda slanjem čeka izravno OSHA -i. Dok ne primite uplatu, vaš slučaj neće biti riješen.
Dio 4 od 4: Osporavanje OSHA pritužbe
Korak 1. Zatražite neformalnu konferenciju
Ako razmišljate o osporavanju svoje žalbe, toplo se preporučuje da nazovete i zatražite neformalnu konferenciju s lokalnim predstavnikom OSHA -e. Tijekom ove konferencije moći ćete bolje upoznati prirodu vašeg kršenja, razgovarati o metodama ispravljanja, razgovarati o mogućnostima nagodbe, a možda čak i riješiti sporne navode i kazne.
To se može učiniti i ako je vaša namjera da se u potpunosti pridržavate, ili ako niste sigurni koji kurs poduzeti
Korak 2. Napravite i podnesite „Obavijest o namjeri osporavanja
”Ako ste zaključili da je bilo koji element pritužbe neutemeljen ili se ne slažete s dodijeljenom pristojbom ili datumom smanjenja, morate podnijeti službenu Obavijest o namjeri osporavanja u roku od 15 radnih dana od primitka vašeg citata. Vaše pismo mora točno navesti što se osporava-citat, dio citata, iznos naknade ili datum smanjenja-što je jasnije moguće. Zatim pošaljite ovu obavijest preporučenom poštom.
Na primjer, mogli biste reći: "Želim osporiti citat i kaznu predloženu za točke 2 i 3 citata objavljenog 5. studenog 2015."
Korak 3. Pričekajte da OSHRC zakaže saslušanje
Čim primite Vašu obavijest o namjeri osporavanja, vaš će slučaj službeno biti u parnici. Vaši datumi smanjenja i naknade bit će obustavljeni dok se ne donese odluka, a vaš slučaj proslijedi OSHRC -u. OSHRC je neovisna agencija odvojena od Ministarstva rada. OSHRC će zakazati ročište za vaš slučaj.
Korak 4. Prisustvujte raspravi
Nakon što odredite datum saslušanja, htjet ćete se početi pripremati za saslušanje i pobrinuti se da mu prisustvujete. Možda ćete htjeti zatražiti pravno vijeće koje će vam pomoći da iznesete svoj slučaj. Na ovom saslušanju mogu sudjelovati i poslodavci i zaposlenici.
Korak 5. Odluku prihvatite ili se žalite
Na ovom će ročištu biti donesena odluka o prihvaćanju početnih navoda i pristojbi, njihovom mijenjanju u skladu s vašim osporavanjem ili odbijanju. Obje strane tada imaju priliku prihvatiti odluku ili podnijeti žalbu na daljnju istragu od strane OSHRC -a. Ako slučaj još uvijek nije riješen, prešao bi na Federalni okružni sud.
Savjeti
- Poštujte prava svojih zaposlenika na podnošenje OSHA žalbe. Odjeljak 11 (c) Zakona o zaštiti na radu zabranjuje bilo kojem poslu da pusti zaposlenika ili da mu uzvrati zbog zvižduka ili podnošenja tužbe OSHA -e.
- Ne postavljajte pitanja niti se pravdajte kada se bavite OSHA -om. Umjesto toga, budite izravni i koncizni u komunikaciji s njima i rješavajte samo prigovore koje imate.
- Ako se istražitelj OSHA -e pojavi u vašem poduzeću, niste ih dužni pustiti unutra sve dok rukovodstvo nije na licu mjesta. O ovoj činjenici obavijestite sve recepcionare i zaštitare.
- Ako se ovaj problem ne riješi brzo, možda ćete htjeti zatražiti pravnog savjetnika.
