Ako radite u liječničkom uredu ili započinjete vlastitu praksu, zakazivanje pregleda kod pacijenata jedan je od vaših najvažnijih zadataka. Dobro održavan raspored zakazanih termina osigurat će da se niti jedan pacijent ne "izgubi" u sustavu i da i pacijenti i liječnici imaju ugodno iskustvo u ordinaciji. U međuvremenu, maksimalna produktivnost u vašem rasporedu omogućit će vam da rezervirate više termina i povećate prihod ureda.
Koraci
Metoda 1 od 3: Postavljanje sustava zakazivanja sastanaka
Korak 1. Neka pacijenti rezerviraju termine putem telefona, osobno i putem interneta
Na taj ćete način osigurati da dobijete što je moguće više pacijenata i da ne izgubite potencijalne pacijente koji ne mogu zakazati termine na jedan poseban način. Omogućavanje ljudima da zakazuju termine na mreži također vam omogućuje da iskoristite 24 -satni pristup internetu i pacijentima dopustite da zakažu termine nakon radnog vremena.
- Osim ove dodatne učinkovitosti, pacijenti se općenito također osjećaju ugodnije i manje opterećeni internetskim samo-zakazivanjem nego telefonskim terminima.
- Postoji veliki izbor softvera za zakazivanje termina na mreži koji možete kupiti za korištenje u svom uredu. Neki od najpopularnijih softvera uključuju AppointmentPlus, Booker i Thryv. Naravno, možete izgraditi i vlastiti softver za planiranje ako imate vještine kodiranja i razvoja!
Korak 2. Pacijentima ponudite više termina za termin
Morate se pobrinuti da svojim pacijentima date što više mogućnosti kako bi mogli izabrati najbolji termin za svoj raspored. To se može činiti očitim, ali vrlo je važno za očuvanje zadovoljstva pacijenata i smanjenje šanse da otkažu termin zbog vremenskog sukoba.
Na primjer, umjesto da pitate pacijenta radi li im utorak u 1:00, dajte im mogućnost da odaberu bilo koji raspoloživi termin koji mu odgovara, poput utorka od 1: 00-2: 00, 2: 00-3: 00 ili 4: 00-5: 00
Korak 3. Uklonite kontakt podatke svakog zakazanog pacijenta
Morat ćete ih moći kontaktirati kako biste ih podsjetili na predstojeći termin ili zakazali sljedeću rezervaciju. Obavezno zatražite telefonski broj, e -adresu i poštansku adresu osobe kada prvi put rezerviraju svoj termin.
Ako osoba zakaže termin osobno ili telefonom, jednostavno zatražite od njih te podatke. Ako zakazuju svoj termin na Internetu, obavezno uključite područje na svom internetskom portalu za kontaktne podatke o pacijentima
Korak 4. Šaljite pacijentima podsjetnike dan prije zakazivanja
Ako pacijenti zaborave vrijeme zakazivanja i ne pojave se, to dovodi do ogromnog bloka izgubljenog vremena u vašem rasporedu. Korištenje podsjetnika smanjuje rizik da se pacijenti ne pojave na svojim terminima i na taj način sprječava gubitak vremena.
- Pozivanje ili slanje SMS poruka pacijentima najbolja je vrsta podsjetnika jer je veća vjerojatnost da će primijetiti dolazni poziv ili SMS nego što će vidjeti novu e -poruku u kratkom vremenu.
- Korištenje sustava podsjetnika također može povećati otkazivanje i ponovno zakazivanje neželjenih pregleda, što može dovesti do toga da se pacijenti osjećaju bolje pod kontrolom, a time i zadovoljniji vremenom termina.
Korak 5. Neka vaš ured odredi raspored zakazanih termina
Ako niste samo zaduženi za održavanje rasporeda termina u svom uredu, zaposlite ili odredite nekoga za glavnog rasporeda termina. Prebacivanje odgovornosti za zakazivanje pregleda s jednom osobom omogućit će strožiji postupak zakazivanja i dovesti do rasporeda koji bolje odražava potrebe pacijenata i sklonosti pojedinih liječnika.
Na primjer, ako je jedna osoba zadužena za zakazivanje pregleda, može se usredotočiti na stvari poput usklađivanja određenih pacijenata ili stanja s određenim liječnicima umjesto da svoju pozornost podijeli na nekoliko zadataka
Metoda 2 od 3: Triaging pacijenata unutar rasporeda
Korak 1. Grupirajte pacijente sa sličnim stanjima ili problemima istog dana
Liječnici općenito cijene liječenje sličnih pacijenata leđima prema leđima jer im to dodaje dosljednost u poslu i stavlja ih u usredotočeniji medicinski način razmišljanja. Stoga će organiziranje rasporeda pregleda na ovaj način učiniti liječnike u vašem uredu sretnijima i omogućiti vašim pacijentima učinkovitije liječenje.
Na primjer, ako postoji više pacijenata koji zakazuju termine za stanja kože tijekom određenog tjedna, pokušajte ga postaviti tako da svi termini padaju na isti dan u tom tjednu
Korak 2. Upotrijebite grafikon trijaže kako biste odredili prioritete prema ozbiljnosti
Tablica treba uključivati kriterije kao što su prijavljeni simptomi, hitnost termina i trajanje termina. Kad rasporedu dodate novi termin, pogledajte ovaj grafikon kako biste odredili hoćete li termin zakazati istog dana, u sljedećih nekoliko dana ili u sljedećih nekoliko tjedana.
- Na primjer, ako osoba nazove na zakazivanje termina i prijavi simptome poput jake boli i nedostatka daha, uklopite je u raspored što je prije moguće jer bi njeno stanje moglo biti vrlo ozbiljno.
- Ako u rasporedu nema mjesta za hitnu posjetu nekome s hitnim stanjem i morate zakazati termin za pregled kod drugog pacijenta, također možete upotrijebiti grafikon kako biste utvrdili koji se termini mogu odgoditi.
Korak 3. Izbjegavajte dvostruko rezerviranje novih pacijenata i pacijenata sa složenim problemima
Ovi će sastanci zahtijevati više vremena i pažnje nego što će pacijentima koji se vraćaju biti potrebno. Umjesto toga, zakažite pacijente koji će raditi tijekom rada i zahtijevaju malo pažnje uz nove pacijente, tako da medicinske sestre mogu obaviti početnu prijavu na novog pacijenta dok liječnik radi s pacijentom koji radi.
- Iako vam dvostruka rezervacija na ovaj način može pomoći da posjetite više pacijenata u jednom danu, može vas navesti na probleme kada se pojave neočekivane okolnosti. Dvostruke rezervacije svedite na minimum kako biste izbjegli probleme.
- Zakazivanje pacijenata na radnom mjestu također je dobro sredstvo za testiranje pacijenata na temelju njihovih potreba i ostavljanje više prostora za sastanke onima s ozbiljnijim problemima.
Korak 4. Planirajte svoj raspored oko sezonskih fluktuacija u potrebama pacijenata
Na temelju demografskih podataka vaše klijentele, vjerojatno ćete redovito rezervirati mnogo termina u isto doba godine. Iskoristite prošlo iskustvo za predviđanje ovih sezonskih fluktuacija i ostavite dovoljno mjesta u rasporedu kako biste zadovoljili potrebe svojih pacijenata.
- Na primjer, možda ćete vidjeti veliki broj ljudi koji zakazuju preglede za svoju djecu na početku nove školske godine, što će zahtijevati da svaki dan pokušate ostaviti prostor za te sastanke prije i poslije škole.
- Općenito, najprometnija doba godine za liječničke ordinacije uključuju početak nove školske godine (tj. Kolovoz), sezonu alergija (tj. Travanj-lipanj) i sezonu gripe (tj. Listopad-veljača).
Metoda 3 od 3: Održavanje učinkovitog rasporeda imenovanja
Korak 1. Izradite tjednu vremensku traku za organiziranje rasporeda
Vaša vremenska traka trebala bi sadržavati podatke poput broja pacijenata koje vaš ured treba zakazati svaki tjedan, koliko sati zaposlenici mogu raditi i koliko dana pacijent može čekati prije odlaska liječniku. Imajući ove podatke na vremenskoj traci pomoći će vam uravnotežiti potrebe pacijenata s potrebama vaših uredskih radnika.
Na primjer, ako znate da ste već zakazali dovoljno pacijenata za podmirivanje potreba vašeg ureda za jedan tjedan, tada možete dati prioritet zakazivanju pacijenata koji nemaju hitna stanja tijekom sljedećeg tjedna
Korak 2. Upotrijebite modificirano raspoređivanje valova kako biste izbjegli nakupljanje pacijenata
U ovom modelu zakazivanja, termini za pacijente grupiraju se pred početak sata, a kraj sata ostaje otvoren. S ovakvim rasporedom, otvoreni prostor na kraju sata radi kao međuspremnik kada sastanci traju dulje od očekivanog ili se pojave druge nepredviđene okolnosti.
- Modificirani model raspoređivanja valova drastično će skratiti vrijeme čekanja pacijenta, što će dovesti do većeg ukupnog zadovoljstva pacijenata.
- Ako na kraju sata imate prazno vrijeme, to vrijeme možete iskoristiti da nadoknadite druge poslove u uredu, poput podnošenja papirologije, telefonskih poziva ili čak održavanja sastanaka osoblja.
Korak 3. Koristite listu čekanja kako biste izbjegli gubitak prostora na rasporedu nakon otkazivanja
Imajući listu čekanja, možete dodati pacijente na raspored u zadnji čas ako se otkaže prethodno zakazani termin. Time ćete smanjiti vrijeme i prihod koji će vaš ured izgubiti kada vam pacijent otkaže.
Izradite svoju listu čekanja u digitalnom formatu i postavite je tako da možete odmah poslati tekst ili e -poruku pacijentima na popisu kad se otvori mjesto za raspored. To je mnogo učinkovitije od telefonskog kontaktiranja pacijenata s popisa
Korak 4. Postavite vrijeme dolaska 20 minuta ranije od vremena dogovora
To će osoblju na prijavnoj stanici dati dovoljno vremena da prikupi sve potrebne podatke od pacijenta prije zakazanog pregleda kod liječnika. Ovakvo organiziranje termina sprečava vrste kašnjenja koja mogu odbaciti cjelodnevni raspored.
