Osobne datoteke lako i brzo mogu postati neorganizirane. Što vaše datoteke postanu neorganiziranije, teže će ih biti pronaći u budućnosti. Kako biste olakšali pronalaženje i arhiviranje osobnih datoteka, trebat ćete odvojiti malo vremena i pravilno ih organizirati. Točan sustav koji ćete koristiti ovisit će o vama. Međutim, postoje neke osnovne metode organizacije osobnih datoteka koje možete upotrijebiti da biste lakše doveli svoje datoteke u red.
Koraci
1. dio od 4: Korištenje osnovnih organizacijskih metoda
Korak 1. Neka bude jednostavno
Smisao stvaranja sustava arhiviranja je da si olakšate stvari. Želite izbjeći da vaš sustav postane previše kompliciran ili zbunjujući. Održavanje vašeg sustava što je moguće jednostavnijim pomoći će vam da lako podnesete ili dohvatite sve dokumente s kojima biste mogli raditi.
- Pošaljite samo ono što vam treba. Previše pohrane može učiniti vaš sustav nespretnim i teškim za korištenje.
- Izbjegnite nepotrebnu složenost u datotečnom sustavu.
- Bacite datoteke za koje ste sigurni da vam više ne trebaju.
Korak 2. Koristite pravu količinu dubine u svom sustavu
Možda bi bilo primamljivo stvoriti mnogo različitih kategorija i potkategorija u koje će se vaše datoteke uklopiti. Međutim, dobra je ideja napraviti samo kategorije široke razine i koristiti samo onoliko koliko vam je apsolutno potrebno. Stvaranje previše kategorija može rezultirati nespretnim i neučinkovitim sustavom arhiviranja. Pobrinite se da stvorite pravu količinu organizacijske dubine u svom sustavu kako bi on nesmetano radio.
- Izbjegavajte stvaranje previše detaljnih potkategorija za svoj sustav. Na primjer, "Računi, hrana, kruh" bili bi previše detaljni da bi bili korisni.
- Jednostavno imati kategoriju za mjesečne ili tjedne primitke moglo bi biti prikladnije za vaš sustav arhiviranja.
- Imati odjeljak za klijente, a zatim ih rasporediti po abecedi, primjer je učinkovite razine dubine.
Korak 3. Olakšajte pronalaženje datoteka
Vašem sustavu arhiviranja uvelike će koristiti to što ima očite vizualne znakove koji vam omogućuju da znate gdje je nešto spremljeno. Očigledni dijelovi vašeg datotečnog sustava pomoći će vam da brzo pronađete stavku ili datoteku. Prilikom isticanja datoteka imajte na umu neke od ovih savjeta:
- Mape u boji označite određene kategorije ili odjeljke.
- Pokušajte voditi zgodan popis boja i kategorija koje ste im dodijelili.
- Za jasno označavanje datoteka upotrijebite alat za izradu naljepnica.
- Pratite rezanje svojih mapa. Pokušajte koristiti samo jednu mapu za svaku kategoriju ili odjeljak.
Korak 4. Razmislite o vrstama spremnika datoteka koji će vam trebati
Prije nego što možete organizirati datoteke, morat ćete pronaći nešto za njih. Koju vrstu spremnika datoteka upotrebljavate ovisit će o količini datoteka koje morate pohraniti, koliko su važne, dimenzijama dokumenata i učestalosti s kojom im trebate pristupiti. Pogledajte neke od ovih savjeta kako biste stekli uvid u to koji bi vam spremnici datoteka mogli odgovarati:
- Ako trebate pohraniti vrlo važne dokumente, razmislite o kupnji vatrootpornog spremnika.
- Pronalaženje laboratorijskog pečata osiguravatelja na spremniku može značiti da će spremnik štititi vaše datoteke oko sat vremena u požaru s temperaturama od 1700 stupnjeva celzijusa.
- Za obične datoteke možda ćete htjeti kupiti osnovni ormar za spise. Za osjetljive ili povjerljive datoteke razmislite o kupnji sigurnijeg ormara za arhiviranje ili sefa.
- Morate se pobrinuti da vaš spremnik za podnošenje datoteka ima dovoljno mjesta za pohranu svih vaših datoteka.
- Ako imate dokumente neobične veličine, provjerite mogu li stati u vaš spremnik za pohranu. Na primjer, dokumenti legalne veličine mogu utjecati na veličinu potrebne mape, kao i na dimenzije prostora za pohranu.
2. dio od 4: Organiziranje vaših dokumenata
Korak 1. Prikupite sve svoje dokumente
Prije nego počnete organizirati svoje dokumente, pobrinite se da svi vaši dokumenti budu pred vama. Ne brinite o tome kako su vaše datoteke još organizirane ili raspoređene. Za sada prikupite sve dokumente za koje mislite da ih treba pohraniti i pripremite se za njihovo sortiranje.
- Izvadite starije dokumente koje ste već sortirali. Možda ćete ih htjeti preurediti kako bi se uklopili u novi sustav koji stvarate.
- Provjerite jeste li prikupili sve svoje nedavne dokumente i spremni za sortiranje.
Korak 2. Sortirajte datoteke u aktivne i arhivske stavke
Kada organizirate svoje datoteke, može biti korisno oblikovati ih u dvije glavne kategorije: aktivne datoteke s kojima trebate raditi i arhivske datoteke koje morate pohraniti. To će vam pomoći da pristupite datotekama koje češće koristite i uredno pohraniti datoteke kojima nećete trebati neposredan pristup.
- Aktivne datoteke su dokumenti kojima se i dalje morate obraćati, upućivati im ili im na neki drugi način često pristupiti.
- Arhivske datoteke su dokumenti koji vam neće trebati u bliskoj budućnosti, ali ih ipak morate spremiti.
Korak 3. Kreirajte i označite odgovarajuće kategorije za svoj sustav
Nakon što svoje datoteke spojite na jedno mjesto, možete ih brzo pregledati. Dok pregledavate svoje datoteke, imajte na umu opće kategorije koje bi mogle odgovarati. Zapišite ove kategorije kako biste stvorili osnovni organizacijski sustav koji ćete koristiti za svoje datoteke. Pogledajte neke od ovih uobičajenih kategorija kako biste stekli uvid u to koje biste od njih možda željeli koristiti:
- Pravne evidencije s potkategorijama kao što su rodni listovi, umrlice ili vjenčani dokumenti.
- Financijski dokumenti koji pokrivaju vaše prošle financijske sažetke, podatke o kreditnim karticama, kreditna izvješća ili godišnje financijske sažetke.
- Evidencija imovine.
- Osobni dokumenti poput diploma, evidencija o zaposlenju, zdravstvenih knjižica i polica osiguranja.
Korak 4. Odložite dokumente za dugoročno skladištenje
Stavite dokumente koje ste označili kao arhivske datoteke u svoj spremnik za dugotrajnu pohranu. Ovim datotekama neće se često pristupiti, stoga provjerite jesu li stavljene u odgovarajuće kategorije u sustavu arhiviranja za kasnije dohvaćanje. Arhivske datoteke vjerojatno će činiti većinu vaših podnesenih i organiziranih dokumenata.
- Dugotrajno skladištenje može se podijeliti u dvije daljnje kategorije: trajne datoteke i "mrtve" datoteke.
- Stalni dosjei mogu uključivati obrazovne dokumente, dokumente o zaposlenju ili druge važne papire kojima ćete još uvijek morati pristupiti.
- ”Mrtve” datoteke su dokumenti kojima možda nećete morati ponovno pristupiti. Stare porezne evidencije mogu se uklopiti u ovu kategoriju. Ne zaboravite, međutim, da se porezne prijave trebaju čuvati sedam godina.
Korak 5. Stavite svoje trenutne dokumente u odjeljak aktivnih dokumenata
Dokumente koje ćete često koristiti ili ih još trebate pregledati morat ćete staviti u odjeljak aktivnih dokumenata. Ovaj odjeljak u vašem sustavu arhiviranja omogućit će vam brz pristup dokumentima koji još nisu spremni za arhiviranje. Slijede četiri najčešće kategorije aktivnih dokumenata koje biste mogli razmotriti upotrebom:
- Dokumenti koji još uvijek trebaju vašu pažnju.
- Dokumenti koje još trebate pročitati ili pregledati.
- Računi koje još morate platiti.
- Dokumenti koji su spremni za preseljenje u dugoročnu pohranu.
3. dio 4: Organiziranje elektroničkih datoteka
Korak 1. Počnite sa širokim kategorijama, a zatim postanite konkretniji
Baš kao i s vašim fizičkim datotekama, htjet ćete započeti s najširim kategorijama u koje se vaše datoteke uklapaju. Na primjer, ako ste neovisni izvođač, možda ćete htjeti svoje datoteke organizirati po poslodavcu. Odnosno, za svaku od njih stvorite jednu mapu. Zatim biste svoje datoteke unutar svake široke kategorije trebali podijeliti na manje. To znači da se mape vašeg poslodavca mogu dodatno podijeliti u različite mape koje sadrže informacije o svakom projektu kod tog poslodavca.
- Ostanite dosljedni unutar svake široke kategorije. Tako će vaše datoteke biti lakše pronaći. Na primjer, podmapa za svaki projekt može sadržavati datoteke poput "projektnih dokumenata", "naplate" i "komunikacije".
- Mape također možete široko organizirati po godinama ako se to čini lakšim ili relevantnijim za vaše datoteke.
Korak 2. Skenirajte ili preuzmite datoteke koje već nemate elektroničkim putem
Može biti korisno imati sve vaše datoteke spremljene elektroničkim putem na jednom mjestu. Unatoč potrebnom vremenu, pokušajte skenirati što je moguće više fizičkih dokumenata kako bi se mogli elektronički spremiti i izraditi sigurnosna kopija. Osim toga, svakako preuzmite sve datoteke koje se nalaze na mreži na drugim mjestima, samo u slučaju da web stranica za hosting postane nedostupna kad vam datoteke ponovno zatrebaju. Organizirajte ove datoteke kao i sve ostale.
Korak 3. Dajte datotekama određena imena
Nazivi datoteka trebali bi biti lako razumljivi i jedinstveni. Odnosno, trebali biste moći pogledati nazive datoteka i odmah znati što se u njima nalazi. Pokušajte uključiti datum, oznaku mapa koje će sadržavati datoteku i pojedinačni opis. Na primjer, datoteka za naplatu stvorena u lipnju 2016. za vašeg klijenta X Corp mogla bi se zvati "0616_XCorp_Invoice_2". To će vam omogućiti da točno znate što datoteka sadrži bez oduzimanja vremena za njeno otvaranje.
Koji god sustav koristili za imenovanje datoteka, samo to činite dosljedno. Kad odaberete sustav, držite ga se; kasnije će biti teško vratiti se i preimenovati sve datoteke
Korak 4. Redovito pravite sigurnosne kopije datoteka
Primarna opasnost od čuvanja elektroničkih datoteka je da su vaši podaci podložni gubitku zbog pada računala. Budite spremni na to tako da redovito izrađujete sigurnosne kopije datoteka na mrežnoj sigurnosnoj kopiji, CD -ovima ili vanjskom tvrdom disku. Označite ove uređaje za pohranu jasno kao što ste označili svoje datoteke. Ako imate vanjski pogon ili CD -ove, razmislite o njihovom čuvanju na sigurnom mjestu dalje od svog primarnog prebivališta kako biste izbjegli potpuni gubitak od požara ili prirodne katastrofe.
4. dio od 4: Održavanje vašeg dosjea
Korak 1. Pratite svoj sustav
Nakon što ste stvorili sustav punjenja, htjet ćete ga nastaviti koristiti kako ste namjeravali. Previše zaostajanje, ignoriranje stavki koje je potrebno podnijeti ili nepropisno podnošenje stavki može poništiti naporan rad koji ste uložili. Pobrinite se da budete u toku sa svojim sustavom arhiviranja kako bi on radio za vas.
- Povremeno traženje datoteka koje nisu na mjestu može pomoći u održavanju vašeg sustava u redu.
- Nemojte zanemariti spremanje aktivnih dokumenata u svoju arhivsku pohranu dokumenata.
Korak 2. Uklonite stare datoteke
Neke datoteke potrebno je pohraniti na duže vrijeme. Međutim, vaš sustav arhiviranja bit će konačne veličine i od vas će zahtijevati redovito uklanjanje datoteka koje više nisu potrebne. Redovito uklanjanje korova vašeg datotečnog sustava pomoći će u održavanju tog sustava u redu i ispravnom funkcioniranju.
- Mnogi stari financijski dokumenti morat će se pohraniti godinama.
- Stari proračuni, financijski izvještaji ili godišnje politike možda će se morati čuvati samo jednu godinu.
- Uklanjanjem starih datoteka stvorit će se prostor za dolazne dokumente.
- Ako se riješite datoteka koje nisu potrebne, lakše ćete pronaći dokumente koji su vam potrebni.
- Isto vrijedi i za elektroničke datoteke. Izbrišite sve duplicirane, zastarjele ili nepotrebne dokumente iz prethodnih projekata.
Korak 3. Arhivirajte stare elektroničke datoteke
Stare datoteke koje su još uvijek relevantne ili se jednog dana mogu vratiti na njih mogu se arhivirati. To znači da ih morate čuvati dalje od vašeg standardnog sustava arhiviranja, ali ih držati organiziranima i pristupačnima. Razmislite o postavljanju dodatne široke kategorije za arhivirane datoteke. Premjestite neiskorištene datoteke u ovu mapu s netaknutim oblikovanjem podmape. Ako želite spriječiti arhivirane datoteke na ekranu svoje datoteke, pokušajte postaviti "z" ispred naziva datoteke tako da ide na dno vašeg abecednog reda datoteka. Na primjer, mogli biste ga nazvati "z_archive" ili nešto slično.
Korak 4. Pojednostavite svoj dosje
Dovođenje vaših datoteka u red i njihovo održavanje na taj način mogu biti od pomoći kada je u pitanju vaše osobno organiziranje. Međutim, uvijek će biti mjesta za poboljšanje vašeg dosjea. Dok nastavljate raditi sa svojim sustavom arhiviranja, pripazite na bilo kakva poboljšanja koja možete učiniti kako bi bili još učinkovitiji.
- Možda biste se htjeli riješiti kategorija koje izgleda ne koristite.
- Kategorije za koje se čini da su pretjerano korištene možda će se morati raščlaniti na manje kategorije.
