Planiranje sastanka u vijećnici o zdravstvenom pitanju u osnovi se ne razlikuje od planiranja gradske vijećnice o bilo kojem drugom pitanju, osim u sastavu publike i tipovima panelista koji će govoriti o događaju. Usprkos tome, mnogo toga ide u uspješno planiranje sastanka u vijećnici bilo koje vrste. Morat ćete se potruditi, zaposliti važne dionike i pobrinuti se da ste sebi dali dovoljno vremena da osigurate pozornost tiska i zajednice.
Koraci
1. dio od 3: Polaganje temelja
Korak 1. Formirajte odbor za planiranje
Ideja iza odbora za planiranje je snaga u brojkama. Postoji nekoliko pitanja vezanih za zdravstvenu zaštitu koja ne brinu više od jedne organizacije. Morate identificirati druge organizacije unutar zajednice koja se bavi vašim problemom, uvjeriti važne članove u prednosti gradske vijećnice i zaposliti ih u svom odboru za planiranje.
- Na primjer, ako ste zabrinuti zbog prehrane u djetinjstvu, neke organizacije u zajednici koje se bave tim pitanjem mogle bi biti škole, pedijatri, banke hrane, crkve, poljoprivrednici i dnevne njege.
- Samopromocija može biti iznimno snažan motivator. Pristupite ciljnim organizacijama s gledišta objašnjavajući kako bi im sudjelovanje u gradskoj vijećnici moglo biti od posebne koristi.
Korak 2. Lokalizirajte probleme
Mnogo je lakše zabrinuti se zbog problema koji vas izravno pogađa. Kako bi tema vaše vijećnice bila neposrednija i uvjerljivija, naglasite lokalni utjecaj pitanja, a ne nacionalni ili globalni utjecaj.
- Na primjer, ako vaš grad ili država imaju visoku stopu infekcije HIV -om ili visoku stopu pretilosti, trebali biste naglasiti probleme s kojima će se vaše mjesto suočiti kao posljedicu, a ne probleme koji proizlaze iz dijagnoze HIV -a ili opće pretilosti.
- Dakle, mogli biste reći: "Grad Philadelphia morat će platiti 3,5 milijardi dolara više zdravstvenih troškova u sljedećih 15 godina zbog naše visoke stope pretilosti", umjesto "Pretilost dovodi do većih troškova zdravstvene zaštite".
Korak 3. Identificirajte ciljeve
Ciljevi vašeg sastanka određivat će format, koga ćete pozvati i kako ćete ga promovirati. Izraz "gradska vijećnica" označava samo vrstu sastanka na kojem otvorena pitanja i odgovori javnosti čine većinu sastanka.
Ciljevi vašeg sastanka mogu biti informiranje, zalaganje za određenu poziciju ili davanje povratnih informacija političkim kandidatima. Iako sastanci političkih kandidata i zagovaranja vjerojatno privlače najveću pozornost, oni nisu nužno najbolji za vaše pitanje. Na primjer, ako se javno mnijenje protivi političkim ciljevima vaše organizacije, informativni sastanak mogao bi biti bolja strategija za promjenu mišljenja prema vašim potrebama
Korak 4. Odaberite format
Tradicionalni format gradske vijećnice je panel od tri do pet govornika plus moderator koji daje kratke uvode u kojima se detaljno opisuju njihova pozadina i položaj. Zatim moderator otvara pitanja publici. Iako publika može postaviti pitanja određenom panelistu, moderator bi trebao djelovati kao facilitator, a ako smatraju da bi program bio napredan postavljanjem istog pitanja više panelista, trebali bi. Drugi formati mogu uključivati:
- Čist format pitanja i odgovora. Ovo može biti dobro za forum kandidata.
- Anonimni format pitanja, u kojem se pitanja postavljaju unaprijed, a moderator bira koja će pitanja postaviti panelu. Ovaj format može biti dobar za kontroverzne teme.
Dio 2 od 3: Zajedno vodimo sastanak
Korak 1. Odaberite mjesto, datum i vrijeme
Mjesto sastanka treba biti na centraliziranom, neutralnom, pristupačnom mjestu za osobe s invaliditetom. Crkve, knjižnice, vladine zgrade i društveni centri dobri su izbori. Pobrinite se da nije u sukobu s drugim popularnim događajem u zajednici i održavajte ga u vrijeme kada će mnogi ljudi moći prisustvovati-vikendom, ili ako tijekom tjedna, navečer.
- Dobro pravilo je da uvijek odaberete malo premalo mjesto. Prepuno mjesto stvara dojam aktivnosti i popularnosti, što je uvijek bolje od alternative.
- Učinite događaj besplatnim ili nominalnih, ali potaknite posjetitelje da odgovore na Facebook stranicu, e-adresu ili telefonski broj da ih nazovete jednostavni su i jeftini načini za to. Pretpostavimo da se dvije trećine "možda" neće pojaviti.
- Pobrinite se da imate alternativno mjesto sastanka samo u slučaju da vam zakazano mjesto ne uspije.
Korak 2. Pozovite paneliste
Panelisti su jedan od najvažnijih čimbenika koji doprinose uspjehu ili neuspjehu gradske vijećnice. Iako je najbolje imati istaknute osobe na svom panelu, to nije uvijek opcija. Sljedeća najbolja stvar je imati paneliste koji predstavljaju značajne organizacije i/ili paneliste sa značajnim iskustvom-to daje događaju veću vjerodostojnost.
- Obratite se izabranim dužnosnicima, akademicima, crkvenim i zajedničkim vođama i pružateljima liječenja.
- Ovo je još jedno područje gdje raznoliki odbor za planiranje može dobro doći. Što su veze članova zajednice za planiranje dalekosežnije, veća je vjerojatnost da ćete moći dodirnuti raznolik i uzbudljiv panel stručnjaka.
- Nemojte zanemariti faktor osobnosti kada pozivate paneliste. Panelisti bi trebali biti dovoljno vjerodostojni da ljude dovedu do vijećnice, ali trebali bi biti dovoljno uzbudljivi da ljudi pričaju o vašoj vijećnici dugo nakon što ona završi.
Korak 3. Zaposlite moderatora
Moderatori su još jedan važan čimbenik uspjeha gradske vijećnice. Moderator mora imati poštovanje panelista i publike, zajedno s temperamentom kako bi ublažio napetosti i ubrzao raspravu.
Zamislite moderatora poput MC-a-trebali bi biti karizmatični, ali ne toliko karizmatični da zasjenjuju paneliste ili dominiraju raspravom. Članovi medija, umirovljeni suci i odvjetnici te svećenstvo mogu biti dobri kandidati
Korak 4. Ukratko obavijestite paneliste
Pobrinite se da vaši panelisti znaju o formatu gradske vijećnice, ostalim panelistima, očekivanom odazivu i temama na dnevnom redu. Dokle god su voljni, pripremite ih da nakon toga razgovaraju s medijima.
Bilo bi dobro da vaši panelisti dođu četrdeset pet minuta do sat vremena unaprijed kako biste zadnji put mogli pregledati format i teme
Korak 5. Okupite osoblje
Određeno ključno osoblje bit će potrebno kako bi se osiguralo nesmetano održavanje sastanka. Trebali biste imati nekoga za razgovor s medijima, smjestiti goste i podijeliti materijale poput rasporeda sastanaka panelistima i gostima.
Sve su to dobri poslovi za volontere
Korak 6. Pripremite unaprijed materijale
Bez obzira na veličinu vašeg sastanka, trebat će vam nekoliko tiskanih materijala koje ćete podijeliti gostima, novinarima i panelistima. Vrsta sastanka koji vodite određivat će određene vrste materijala. Na primjer:
- Ako vodite informativni sastanak, dobro je ispisati rukopise ili brošure koji će dotaknuti neke od informacija koje ćete pokriti u gradskoj vijećnici. Na primjer, ako je vaš problem HIV u vašoj zajednici, ispišite ispis koji prelazi neke važne statističke podatke o lokalnom utjecaju HIV -a.
- Gradska vijećnica s političkim kandidatima ili dužnosnicima može sadržavati informacije o pozicijama kandidata i dužnosnika i strankama u vezi s vašim zdravstvenim problemom.
3. dio od 3: Priprema za sastanak
Korak 1. Provjerite prikazuje li se medij
Tisak je ključan za uspješnu gradsku vijećnicu. Bez obzira je li gradska vijećnica usmjerena na zagovaranje pitanja, širenje informacija ili politički forum, njezina će slava utjecati na uspjeh tih ciljeva i vašu sposobnost sastavljanja vijećnica u budućnosti.
- Morat ćete napisati priopćenja za javnost, identificirati izvjestitelje koji pokrivaju priče o zdravlju, poslovima zajednice ili politici te im se u redovitim intervalima obratiti.
- Priopćenje za javnost jednostavan je dokument poslan medijskim organizacijama koji objašnjava događaj i zašto je vrijedan pažnje. Priopćenje je obično kraće od jedne stranice.
- Vijesti se odnose na aktualne događaje pa morate novinarima naglasiti zašto je gradska vijećnica događaj za pokrivanje sada, a ne kasnije. Na primjer, pretilost je uvijek problem, ali donosi vijesti tek kad se objavi studija koja navodno pokazuje drugi razlog zašto je loša.
Korak 2. Obratite se istomišljenicima
Članove vašeg odbora za planiranje, paneliste i članove srodnih organizacija koji nisu izravni dio gradske vijećnice trebali bi svi kultivirati za objavljivanje događaja.
Ne zaboravite koristiti resurse poput fakultetskih kampusa, bolnica i vladinih agencija. Na tim lokacijama objavite letke u kojima se objavljuje događaj. Oni mogu biti izvrstan način za povećanje posjećenosti
Korak 3. Pritisnite društvene mreže
Ne zaboravite na široku mrežu grupa problema na Facebooku i drugim društvenim mrežama. Ne obraćajte se samo organizacijama za opeku i malter s ljudima na platnom spisku. Objavljujte na Facebook grupama, blogovima i oglasnim pločama zainteresiranih i srodnih organizacija.
Pobrinite se da vaši panelisti i članovi promoviraju događaj i na Twitteru, Facebooku i Instagramu
Korak 4. Sastavite pakete za tisak
Paket za medije razlikuje se od priopćenja za javnost po tome što je to paket materijala koji se daje novinarima na dan događaja, a ne povod za pokrivanje događaja. To bi trebalo uključivati:
- Saopćenje za javnost.
- Biografije panelista i govornika.
- Podaci o temi, uključujući relevantne studije, statistiku i osobne priče o pogođenim pojedincima.
Korak 5. Očekujte neočekivano
Ponekad se panelisti ne pojavljuju. Ponekad prosvjednici poplave mjesto događaja. Snježna oluja mogla bi niotkuda zahvatiti područje. Kao organizator događaja, ove nepredviđene situacije morate planirati rezervacijom zamjenskih govornika ili zakazivanjem zamjenskih datuma.
- Ako vašu gradsku vijećnicu zatrpaju prosvjednici, možda bi bila primjerena promjena u formatu. Ako je izvorni format otvoreno pitanje i odgovor, umjesto toga preuzmite unaprijed pitanja. Ako su prosvjednici vani, pozovite ih i promijenite format kako biste unaprijedili slanje pitanja.
- Poredajte zamjenske govornike iz svoje organizacije ili organizacija sudionica samo u slučaju da se zakazani govornik ne pojavi. Ako je gradska vijećnica forum između političkih kandidata, neumorno to istaknite medijima-zbog čega će poželjeti da su se pojavili.
